직장생활 팁과 노하우 - 직장인 업무 집중력 높이는 방법

현시대를 살아가는 직장인들에게 업무는 떼려야 뗄 수 없는 불가분의 관계이다. 피할 수 없는 직장 업무라면 집중력을 높여 주는 방법들로 효율을 높여 보는 건 어떤가? 많은 직장인들이 출근 후 업무 데스크에서 비생산적인 시간들을 보내는 경우가 많다. 이로 인해 집중력은 저하되며 업무 효율은 떨어진다. 자연스레 퇴근은 늦어지고 업무에 대한 부담감은 날마다 늘어간다. 이럴 때일수록 업무 집중력을 높이는 방법들이 필요하고 생산적인 업무를 보는데 유용한 노하우들이 절실할 것이다.

많은 직장인들이 효율적인 업무를 보고 칼퇴근을 원하지 않던가?

직장생활의 노하우 & 팁

지금 당신도 아래와 같이 해 보라.

1. 업무를 보는 책상 위 물건 정리

당신의 책상은 정리가 되어있는가? 이 질문에 업무에 최적화되어 있는 책상 정리를 하고 있다고 자부하는 직장인들은 가히 많지 않을 것이다. 보통 직장인들의 업무 책상은 항상 많은 물건들로 자리를 차지하고 있다. 예를 들자면 결재 서류, 보고서, 계약 서류, 메모지 하물며 점심 식사 후 양치했던 칫솔 통도 올려져 있는 경우도 있을 것이다.

점심 식사 이후 양치를 하고 자리에 앉았는데 업무에 필요한 물건들은 보이지 않고 쓸데없는 물건들이 한가득 책상에 올려져 있다면 어떤 느낌이 들겠는가?

직장인이 물건을 찾는 데 소비하는 시간은 생각보다 적지 않다. 업무를 보기 위한 물건을 찾는데 벌써 에너지를 소비를 했다고 한다면 정작 업무를 볼 때는 얼마나 원활하게 에너지를 투자할 수 있겠는가? 심지어 물건을 찾지 못해서 집중력이 흐트러진다거나 최악의 상황에서는 업무를 보지 못하는 경우도 있다.

당장 자기 책상 위 정리를 하길 추천한다. 이는 업무를 효율적으로 또는 집중력을 높이기 위한 첫걸음이 될 것이다. 그리고 업무를 보는 책상에는 업무와 관련된 물건들만 정리 정돈 해두길 권한다. 예컨대 칫솔통, 거울, 화장품 등등 업무와 관련이 없는 물건들은 한 곳으로 모두 모아두는 것이 좋다.

아침에 출근하여 자리에 앉았을 때 업무를 볼 수 있는 정리된 책상을 본다면 바로 업무에 집중할 수 있는 마음가짐이 쉽게 들 것이고 쓸데없는 시간낭비를 줄일 수 있다.

2. 컴퓨터 바탕화면(폴더화)을 정리하라

컴퓨터 바탕화면을 정리하는 것은 1번 책상 정리를 하는 것과 일맥상통한다. 출근 후 가장 먼저 하는 일이 뭘까? 대게 직장인들은 꺼진 컴퓨터를 킬 것이다. 컴퓨터가 켜지는 동안 잠깐 동안 자리에 앉아 재킷을 벗기도 하고 커피를 내리기도 하고 업무를 볼 준비를 간략히 한다.

켜진 컴퓨터에 갖은 파일, 폴더, 이미지 그리고 중구난방의 아이콘들로 바탕 화면이 빼곡하게 차있다면 어떤 느낌이 드는지 스스로 되돌아보라

위와 같은 상황이라면 좀처럼 집중력이 생기지 않을 것이며 어디서부터 어떤 업무를 볼지 가늠조차 하지 못하는 경우들이 많을 것이다. 위에서 언급했듯이 책상 정리와 같이 컴퓨터 바탕화면을 꼭 정리하기를 추천한다.

예컨대 퇴근 후 집으로 돌아왔는데 침대 위 옷이 널브러져 있고 싱크대에는 설거지 거리가 쌓여있고 바닥에는 머리카락이 수북하다면 제대로 된 퇴근 후 휴식을 취할 수 있겠는가?

컴퓨터 바탕화면은 간략하게 최적화 정리(폴더화)를 꼭! 추천한다. 정리 방법은 개개인마다 상이하겠지만 아래의 방법을 추천한다.

☝🏻 업무 진행별 또는 카테고리별 폴더

☝🏻 업무 관련 참고용 폴더

☝🏻 당장 진행해야 하는 업무 폴더

☝🏻 장기적으로 진행해야 하는 업무 폴더

☝🏻 위 내용들과 전혀 관계되지 않는 폴더

☝🏻 추가적으로 완료된 업무이나 보관을 해야 하는 자료들은 외장 저장장치나 클라우드에 옮겨둔다.

각각의 폴더를 정리했다면 세부 폴더에 더욱 디테일하게 폴더를 세분화시켜 진행하면 된다. 바탕화면에 폴더, 파일, 아이콘보다 배경화면의 여백이 더욱 많이 보인다면 어느 정도 최적화가 시작되었다는 의미이다. 큰 카테고리 폴더만 나눠 두더라도 출근하여 컴퓨터를 켰을 때 마음이 훨씬 가벼워지고 업무 효율도는 높아질 것이다.

3. 업무가 중단되면 그 즉시 메모하라

대부분의 직장인들은 한 가지의 업무만 담당하지 않는다. 결국은 한 장소에서 여러 부류의 업무를 보게 되는데 이는 시시각각 직장인들을 괴롭히고 혼란스럽게 만든다. 예를 들자면 한 업체에 전달할 제안서를 작성하는 상황에서 직장 상사는 또 다른 부류의 업무를 지시를 내리거나 고객들로부터 다양한 주제의 연락을 받게 되는 경우가 많다.(필자의 경우에도 한 장소 특정한 시간에 여러 업무가 중복되는 경우가 많았다.)

한 가지의 업무를 볼 수 있는 상황이 아니라면 그 즉시 메모해두는 것을 추천한다.

포스트잇이나 컴퓨터의 메모 어플을 사용하는 것도 좋다. 내가 현재 보고 있는 업무에 대해서 중단이 된 시점에 대한 메모를 해두는 것이다. 그 내용은 복잡하지 않다 몇 초면 할 수 있는 동작이며 아래와 같다.

☝🏻 A 업체에 보낼 제안서 / 자사 제품 장점 피력 중 중단 / 이번 주 까지

☝🏻 부장님에게 보낼 보고서 / 액셀 데이터 수집 필요 / 오후 5시까지

☝🏻 B 고객에게 샘플 제공 / 3가지 샘플 요청 필요 / 오후 2시까지

본인이 지금 보고 있는 업무, 대략적 진행상황, 데드라인 크게 3가지 부류로 메모를 해두면 좋다. 필자의 경우에는 컴퓨터에 항상 메모 어플이 켜져 있는데 자리를 비울 때나 바로 진행해야 할 새로운 업무가 생길 때 최소 몇 초에서 1분 안에 위처럼 메모를 해둔다. 이런 식으로 메모를 생활화해두면 업무의 누락, 중요한 부분을 상기해 바로 업무에 집중할 수 있게 된다.

메모는 거듭 강조해도 부족할 정도로 중요한 습관이다.

4. 집중이 흐트러질 때는 즉시 멈춰라

한 리서치에 따르면 일반적인 성인의 집중을 할 수 있는 시간은 적게는 2~30분에서 많게는 1시간이 넘어가지 않는다고 한다. 보통의 수업이 4~50분에 휴식 시간이 10분 정도인 것이 정형화되어 있는 이유도 인간의 집중할 수 있는 시간이 그다지 연속적, 지속적이지 않기 때문이다.

그렇다면 업무를 볼 때는 어떨까? 마찬가지로 지속적인 집중력을 발휘하기 제약이 많다. 어떨 때는 업무에 도통 집중할 수 없을 만큼 혼란스러울 때도 종종 발생한다. 이런 상황이라면 여러분은 어떤 행동을 취하는가?

☝🏻 시급하게 처리해야 할 업무가 아니라면 즉시 멈추는 것을 추천한다.

집중이 흐트러질 때는 업무의 방향이 산으로 가는 경우가 많다. 또는 집중력 저하로 실수를 유발하기도 하며 최악의 경우에는 처음 업무로 돌아와 다시 시작해야 하는 경우도 종종 있을 것이다.(여러분들의 직장생활을 돌이켜보라)

'바쁠수록 돌아가라'라는 말이 있듯이 집중력이 흐트러져있는 상태라고 판단되면 강제적으로라도 잠깐의 휴식 시간을 가지거나 밖에서 시원한 공기를 마시고 오길 추천한다.(메모가 습관화되어 있다면 자리를 비우기 전에 메모를 해둘 것이다.)

잠깐의 휴식 후 다시 자리에 돌아와 보면 조금 더 나은 집중력으로 업무를 볼 수 있을 것이며 실수 또한 확연히 줄일 수 있을 것이다. 오히려 이 방법이 업무를 더 명확하고 빠르게 끝낼 수 있는 확률이 높다.

5. 스스로에게 포상을 하라

스스로에게 포상을 하라. 급여를 받지 않고 근무를 하는 사람이라면 의욕이 생길까? 과연 무보수로 회사에 자발적인 로열티를 보이는 사람이 있을까? 있다고 하더라도 다른 이유가 있거나 극히 소수일 것이다. 결국 직장인들은 본인의 업무에 대한 보상인 '월급(급여)'를 받기 때문에 업무를 유지할 수 있다.

그렇다면 스스로에게 포상을 하는 방법은 아주 좋은 집중력을 높이는 방법이 될 수 있다.

업무가 마무리됨에 따라 결부되는 본인의 좋아하는 행동과 귀결시켜라 예를 들자면 아래와 같다.

☝🏻 끝나고 이성친구와 맛있는 저녁을 먹으러 갈 거야!

☝🏻 집에 들어가면 신나게 게임을 할 거야!

☝🏻 이번 주는 못 봤던 인기 영화를 보러 갈 거야!

☝🏻 이번 주말에 제주도로 여행을 갈 거야!

생각만 해도 기분이 좋아지지 않는가?

우리는 급여만으로 업무에 충분한 동기부여를 할 수 없는 경우가 많다. 스스로에게 기분 좋은 포상을 하여 회사에서 비생산적인 에너지 소비를 줄일 필요성이 있다. 스스로의 포상은 어떤 것이라도 좋다.

오늘도 잘하고 있는 본인 스스로에게 포상을 해보자. 긍정적인 에너지가 발산될 것이며 업무에 집중력은 더욱 높아질 것이다.

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